Anfrage strukturieren
Aus E-Mail, Formular oder Gesprächsnotiz werden Anforderungen, offene Fragen und gewünschte Leistungen zusammengefasst.
Ratgeber · Vertrieb & Angebote
Angebote mit KI erstellen: vom Briefing zum geprüften Entwurf
Anforderungen ordnen, passende Textbausteine finden und einen Angebotsentwurf vorbereiten. So unterstützen Sie Ihren Vertrieb, während Preise, Zusagen und Versand unter Ihrer Kontrolle bleiben.
KI kann die Vorbereitung eines Angebots beschleunigen, wenn die Eingaben vollständig und die verwendeten Inhalte freigegeben sind. Ein überzeugender Text ersetzt keine belastbare Kalkulation. Legen Sie deshalb vorab fest, welche Teile automatisch entstehen und welche Ihr Team prüft.
Drei Aufgaben für einen Angebotsassistenten
Entwurf vorbereiten
Freigegebene Leistungsbeschreibungen und Vorlagen liefern die Grundlage. Fehlende Angaben werden als offene Punkte gekennzeichnet.
Prüfung unterstützen
Eine Checkliste macht sichtbar, welche Preise, Mengen, Termine und Bedingungen vor dem Versand noch bestätigt werden müssen.
Beispielablauf für ein Dienstleistungsangebot
Ein Interessent beschreibt sein Vorhaben und bittet um ein Angebot. Der Assistent überträgt die relevanten Angaben in eine feste Struktur: Ausgangslage, Ziel, gewünschter Umfang, technische Voraussetzungen und offene Fragen.
- Informationen aus der Anfrage zusammenfassen und Rückfragen vorbereiten.
- Passende freigegebene Leistungsbausteine auswählen.
- Umfang, Annahmen und ausdrücklich nicht enthaltene Leistungen als Entwurf ausgeben.
- Verbindliche Preise und Konditionen aus der vorgesehenen Quelle übernehmen oder zur Ergänzung offenlassen.
- Entwurf fachlich prüfen, freigeben und erst danach versenden.
Das ist ein Planungsbeispiel. Welche Schritte im konkreten Unternehmen automatisiert werden können, hängt von Vorlagen, Datenqualität und verfügbaren Schnittstellen ab.
Diese Angaben darf die KI nicht einfach erfinden
Preise und Rabatte: Die Kalkulation muss auf freigegebenen Regeln oder einem führenden System beruhen. Ein plausibel wirkender Betrag aus einem Sprachmodell ist keine verlässliche Preisquelle.
Leistungsumfang: Prüfen Sie, ob zugesagte Funktionen tatsächlich enthalten sind. Technische Voraussetzungen und notwendige Mitwirkung des Kunden gehören ausdrücklich in den Entwurf.
Termine und Verfügbarkeit: Ein gewünschter Termin ist noch keine bestätigte Zusage. Verantwortliche müssen Kapazität, Lieferfähigkeit und Abhängigkeiten prüfen.
Vertragsbedingungen: Verwenden Sie freigegebene Fassungen. Individuelle Abweichungen benötigen die dafür vorgesehenen fachlichen und rechtlichen Freigaben.
Für den ersten Test wählen Sie eine wiederkehrende Angebotsart. Vergleichen Sie die bisherige Bearbeitungszeit mit der Zeit für Vorbereitung, Kontrolle und Nacharbeit. Bewerten Sie zusätzlich, wie oft Umfang oder Angaben korrigiert werden müssen.
THINKBIG IT prüft mit Ihnen, wie Unternehmens-KI SIA, Ihre Vorlagen und die beteiligten Systeme für einen solchen Ablauf zusammenarbeiten können.
Häufige Fragen
Kann die KI Angebote automatisch versenden?
Technisch kann ein Versand Teil eines automatisierten Ablaufs sein. Für den Einstieg ist ein geprüfter Entwurf mit ausdrücklicher Freigabe sinnvoll. Zuständigkeit und erlaubte Aktionen sollten vorab feststehen.
Brauchen wir dafür ein neues CRM oder ERP?
Nicht zwingend. Zunächst wird geprüft, welche Daten und Schnittstellen Ihre vorhandenen Systeme bereitstellen. Ein kontrollierter Dokumententwurf kann auch ein erster Schritt vor einer tieferen Integration sein.
Welche Unterlagen braucht ein Pilot?
Hilfreich sind anonymisierte Beispielanfragen, freigegebene Angebotsvorlagen, Leistungsbausteine, die vorgesehene Preisquelle und eine Liste typischer Sonderfälle. Geben Sie nur Daten frei, die für den Test benötigt werden.
Wissen, Dokumente und Schnittstellen verbinden
Aktuelle Inhalte sind die Grundlage: Lesen Sie dazu KI-Wissensdatenbank für Unternehmen. Für Datenflüsse zwischen Systemen finden Sie die Planungsschritte unter KI-Integration in CRM und ERP. Eingehende Anhänge behandelt unser Ratgeber KI-Dokumentenverarbeitung.
Welche Kosten in die Bewertung gehören, erklärt KI-Agenten Kosten und Wirtschaftlichkeit.
Wo bleibt Ihr Vertrieb bei Angeboten hängen?
Wir besprechen eine konkrete Angebotsart und prüfen, welche Vorbereitungsschritte sich mit KI sinnvoll unterstützen lassen.